Trucos para convertirte en un experto en Power Point

A menudo echamos en falta haber adquirido algo más de formación en algunos programas básicos como el Word, el Excel o el Power Point. Este último es nuestro protagonista de hoy y de él os vamos a dar algún truco para que parezcas todo un experto a la hora de utilizarlo para diseñar tus presentaciones.

1. El problema de las fuentes

Si quieres usar fuentes ajenas a las que vienen en Windows, cuando abras tu documento Power Point desde otro ordenador que no sea el tuyo, no se van a ver. Así que para evitar este problema es necesario que incrustes las fuentes en el documento para que el archivo las lleve siempre puestas, no importando si lo abres desde otro terminal. Para ello sigue esta ruta: Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo. Esto hará que el archivo final pese más, eso sí.

2. ¿Vas a usar un proyector? Usa el ‘modo presentador’

Si vas a usar un proyector en tu presentación, existe la posibilidad de sacar más partido a tu ordenador mientras llevas a cabo dicha presentación. Es decir, que en la pantalla del ordenador veas información que no se proyecte. Eso se hace a través del ‘modo presentador’, que hay que activar en la pestaña ‘presentación’. Así, lo que podrás hacer es realizar anotaciones en cada diapositiva que solo tú vas a poder ver y que no se proyectarán. Esto es útil porque son anotaciones más informales, o de información que quieres exponer pero que no aparezca en la diapositiva y no quieres que se te olvide, etc.

3. Las teclas B y W

Durante una presentación, las teclas B y W pueden ayudarte. Si pulsas la primera durante una presentación, la pantalla se vuelve negra, y si pulsas la segunda, blanca. Esto sirve para que en un momento dado durante la presentación puedas volcar toda la atención en ti mismo en vez de en la pantalla. Para volver a la situación normal basta con pulsar otra tecla.

4. Puedes crear un vídeo

La presentación, una vez que ya ha sido acabada, puedes transformarla en un archivo de vídeo. La ruta para ello es Archivo > Exportar > Crear vídeo. Una de las utilidades que ofrece es ver los problemas de diseño y fuentes no disponibles por ejemplo. También para dar continuidad tras la presentación, enviándose como adjunto en un correo electrónico. Puedes elegir también el tiempo entre diapositivas.

5. Incluir capturas de pantalla

A veces es necesario hacer capturas de pantalla para ilustrar diversos procesos que queremos incluir en nuestras diapositivas. PowerPoint te permite hacerlo de manera sencilla. Primero hay que ir a ‘insertar’ y posteriormente localizar el ícono de la captura de pantalla (screenshot en inglés). Cuando hagas clic en él podrás ver una miniatura de todas las ventanas que tengas abiertas en tu ordenador en ese momento. Simplemente basta con seleccionar la que necesitas y recórtala (opcional) haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la pantalla y el ícono de ‘recortar’ (crop en inglés).

6. La importancia de la alineación

El orden en una presentación es básico para el éxito, y ese orden se consigue en gran medida con una alineación exacta de los elementos que conforman cada diapositiva. Puedes hacerlo de dos formas. Por un lado incluyendo una cuadrícula en cada diapositiva a través de esta ruta: Vista > Líneas de cuadrícula. Esa cuadrícula te permitirá alinear los elementos sirviéndote de sus líneas y ángulos. Por otro lado, Power point también dispone de una herramienta para alinear objetos. Primero debes seleccionar los objetos a alinear seleccionándolos con la tecla Shift y después en la ruta Inicio > Organizar > Alinear y seleccionar el tipo de alineación que desees (izquierda, derecha, etc…).

7. Una animación siempre viene bien

¿Deseas algo de ‘movimiento’ en tu presentación? Puedes insertar gráficos animados. Es muy fácil. Haz clic en ‘Insertar’ y después en ‘Gráfico’ (Chart) y el programa insertará una tabla prediseñada con información de muestra que se podrá  reemplazar más adelante. Ahora, para animar el gráfico, haz clic en la ruta Animaciones > Panel de animación > Agregar animación. Escoge un efecto animado y haz clic en ‘Opciones de efectos’ para poder seleccionar las opciones ‘como un solo objeto’ y posteriormente, ‘Por categoría’. Así cada elemento de la gráfica aparecerá uno por uno como si fuera una presentación aparte. Además, en este menú podrás agregar sonido y cambiar el tiempo de animación según le convenga más a tu presentación.