Descripción de la oferta
Job Title
Groups & Events Coordinator.
Misión
Manejar la planificación y coordinación de grupos y eventos para maximizar beneficios en todas las áreas del hotel, asistiendo al meeting planner o al cliente y superando los estándares de calidad y servicio.
Responsabilidades principales
A partir de la firma de contrato será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel, generando mayor negocio en restauración y salones y otros servicios; una vez confirmados elaborará el contrato correspondiente.
Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando a todos los departamentos los requisitos necesarios.
Elaborar los resúmenes de grupo y las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o del evento.
Recibir expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisar contrato, programa y salones bloqueados; realizar llamada conjunta al cliente y enviar email de seguimiento con datos personales.
Asegurar las necesidades del cliente para el up‑selling de alimentos y bebidas y servicios, maximizando ventas y beneficio.
Llevar a cabo seguimiento de depósitos y pagos, actualizar factura pro‑forma y enviar al cliente cuando sea necesario.
Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento, y luego hacer seguimiento adecuado con el cliente.
Ejecutar cierre de expedientes con toda la información; informar a todos los departamentos los comentarios de los clientes.
Durante la estancia del grupo mantener contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurarse de que todo se desarrolla como planeado.
Realizar revisión de facturación del grupo y del evento, verificando correcta facturación.
Participar en reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos con todos los departamentos involucrados.
Planificar y ejecutar la reunión pre‑convención (pre‑con) para establecer relación directa entre jefes de departamento y el meeting planner.
Hacer seguimiento con el cliente después del evento; entrevista para evaluar satisfacción y futuras oportunidades de negocio.
En máximo tres días tras salida del grupo enviar email de agradecimiento al meeting planner y/o cliente final.
Dar la bienvenida al cliente (meeting planner), estableciendo relación personal con el hotel.
Cuando sea requerido por el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección dando apoyo al departamento de grupos/ventas, especialmente para visitas que precisan amplio conocimiento técnico y de estructura del hotel.
Requisitos
Titulación en Turismo, Hostelería, Marketing o campo similar.
Nivel alto de inglés; se valorará segundo idioma.
Experiencia mínima de 2 años en posición similar y en establecimiento de categoría similar, MICE.
Conocimientos en herramientas de gestión hotelera y/o experiencia en el cliente.
Conocimientos de operativa hotelera.
Organización y planificación.
Proactividad e innovación.
Excelentes habilidades comunicativas.
Alta vocación de servicio.
Capacidad de resolución.
Atención a los detalles.
Beneficios
Acceso a My MeliáRewards, programa de fidelidad exclusivo para empleados con beneficios y ventajas.
My MeliáBenefits: retribución flexible, descuentos exclusivos en una variedad de productos y servicios, estilo de vida activa y saludable, iniciativas solidarias.
Equal Employment Opportunity Statement
En Meliá Hotels International creemos en la igualdad de oportunidades y valoramos la diversidad. No discriminamos por motivos de discapacidad, raza, religión, edad ni otras razones protegidas por las leyes federales, estatales o locales. Creemos que la diversidad y la inclusión entre nuestras personas es fundamental para nuestro éxito como compañía global.
Además, apostamos por el crecimiento sostenible de nuestro sector a través de un gran equipo humano socialmente responsable. En este sentido, nuestro lema es “Hacia un futuro sostenible, desde un presente responsable”.
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