Descripción de la oferta
Adecco selecciona para importante empresa innovadora de licencias de patentes un/a Personal & Executive Assistant to CIPO. La compañía está ubicada en Barcelona, en la zona de Glòries. Si tienes experiencia mínima de 5 años como Personal & Executive Assistant y un nivel de inglés Proficiency, ¡esta es tu oportunidad!Buscamos un/a profesional con alta disponibilidad, ya que el Chief Intellectual Property Officer (CIPO) pasa dos semanas al mes trabajando en Barcelona y dos semanas en California. Por este motivo, necesitamos un/a Executive Assistant con flexibilidad horaria total. Durante las dos semanas en las que el CIPO trabaja desde Barcelona, el horario será de lunes a viernes de 9:00 h a 18:00 h. En las dos semanas en las que el CIPO está en California, el horario será de 11:00 h a 20:00 h para poder facilitar la comunicación con la agenda en EE. UU.Funciones principales:-Gestionar y optimizar la agenda del CIPO, garantizando una programación eficiente de reuniones y eventos. -Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluidos vuelos, alojamientos y transporte. -Preparar itinerarios detallados y asegurarse de que toda la documentación relacionada con los viajes (visados, permisos, seguros) esté en orden. -Gestionar cambios de última hora y resolver rápidamente cualquier incidencia relacionada con los viajes.-Procesar y realizar el seguimiento de informes de gastos con precisión y puntualidad. -Gestionar facturas y coordinar con el departamento de Finanzas los reembolsos.-Preparar, revisar y organizar documentos para reuniones y viajes. -Redactar correspondencia, presentaciones e informes según las necesidades. -Gestionar la bandeja de entrada del CIPO- Colaborar con el Office Manager y otros miembros del equipo para apoyar los/las necesidades administrativos/as-Organizar citas y compromisos personales de forma discreta. -Gestionar información sensible con el máximo nivel de confidencialidad.-Asistir en el/la gestión administrativo/a de la residencia del CIPO, incluyendo la coordinación de pagos de facturas, gestión de proveedores/as de servicios y comunicaciones con el propietario o la administración de la propiedad, según sea necesario.- Ayudar en recados personales cuando sea necesario.
Requisitos mínimos
-Experiencia previa de 5 años como Personal/Executive Assistant
-Nivel proficiency en inglés (se realizará prueba de nivel). Español nativo.
-Capacidad demostrada para gestionar información sensible y confidencial con integridad.
-Fuerte gestión del tiempo, priorización y capacidad para afrontar demandas en entornos dinámicos.
-Habilidad para interactuar de forma profesional con miembros del consejo, equipo directivo y clientes.
-Excelentes habilidades organizativas y de multitarea.
-Dominio de MS Office.
