Descripción de la oferta
En Iberostar Group estamos buscando a un/a Personal Assistantpara el Departamento de Finanzasen nuestra Sede Central de Palma de Mallorca (España), pero antes de saber más sobre la posición creemos que es importante que sepas un poco sobre Iberostar Group:
Somos una compañía 100% familiar con 70 años de experiencia en el sector del turismo. Hoy acogemos a millones de viajeros con la promesa de crear vacaciones felices y experiencias memorables, con una propuesta de valor fundamentada en la calidad y en la experiencia del cliente y del empleado.
Operamos en más de 100 establecimientos distribuidos en 35 destinos en 13 países de todo el mundo ubicados en localizaciones privilegiadas frente al mar.
Formamos parte de una familia de más de 35.000 personas de 95 nacionalidades, compartiendo los mismos valores: Responsabilidad, Transparencia, Humildad, Pasión y Creatividad.
Trabajamos para crear un lugar donde prosperar: cuidamos de las personas que forman parte de la familia Iberostar, impulsando su crecimiento, atendiendo a su bienestar y promoviendo la equidad como base de nuestras decisiones.
Nuestro movimiento Iberostar Wave of Change es nuestra hoja de ruta para impulsar nuestro propósito de liderar un modelo de turismo responsable.
Si esto te resulta interesante... ¡puede que éste sea tu sitio!
Tu misión principal será facilitar la operativa del Departamento Financiero a través de la organización de la agenda, viajes, reuniones, teléfono, correspondencia, y asuntos varios.
¿Cuáles serán tus principales funciones?
Gestionar la agenda del CFO manteniéndose al corriente de todas las actividades, cambios y requerimientos a lo largo del día, con un control absoluto de los detalles.
Atender el correo electrónico y las llamadas entrantes y salientes dando seguimiento a los asuntos.
Redactar escritos en castellano o inglés dando respuesta a comunicados, peticiones de patrocinio, invitaciones a eventos, cartas para autoridades, etc.
Gestionar los viajes de los principales responsables de la Dirección Financiera del Grupo, desde las reservas, visados, billetes, divisas, citas, documentos requeridos, asistencia en remoto y solución de incidencias, así como las liquidaciones de gastos.
Apoyo en la coordinación de reuniones de los distintos comités y otros eventos, convocar participantes, preparar las salas, orden del día, equipo audiovisual, coffe break y verificar que esté a tiempo la documentación necesaria.
Eventualmente, atender y resolver asuntos varios de los principales responsables de la Dirección Financiera del Grupo.
Atender asuntos que requieren protocolo garantizando el nivel de cortesía para cada caso.
Gestionar reservas de hoteles para VIPs y compromisos de la Dirección General en su caso (upgrades , atenciones, trato preferente, etc).
Gestionar y coordinar mensajería y correo postal.
Asegurar el correcto acondicionamiento de zonas de trabajo y archivos.
¿Quién es la persona ideal para este puesto?
Nivel alto de Inglés y Español.
Experiencia de 2-3 años en un rol con similares funciones.
Muy valorable experiencia demostrada en agencia de viajes (búsqueda y emisión de vuelos…)
Tomar decisiones acordes a las necesidades de la Dirección General (tarifas en viajes, horarios o menús).
Anticipación a las necesidades, prevención de problemas y soluciones rápidas en casos necesarios. }
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