Descripción de la oferta
SECRETARÍA ACADÉMICA IED KUNSTHAL
En IED Kunsthal buscamos a una persona para el departamento de Secretaría Académica con sólida experiencia en gestión académica, orientado/a al detalle y con alta capacidad organizativa. La persona seleccionada será responsable de funciones clave de Secretaría Académica, garantizando el cumplimiento normativo, la excelencia en la atención al alumnado y la correcta gestión administrativa de los procesos académicos.
Buscamos un perfil resolutivo, proactivo y orientado a la atención al estudiante, capaz de gestionar múltiples procesos simultáneamente con rigor y eficiencia.
Funciones
Emisión y gestión de certificados académicos (matrícula, notas, finalización de estudios, asistencia, etc.).
Solicitud y seguimiento de documentación requerida por la administración pública para expedientes oficiales.
Organización y gestión de pruebas de acceso (listados, planificación de espacios, comunicación de resultados).
Gestión de documentación de nuevos alumnos: alta en Campus Online, carnet IED, información normativa y resolución de incidencias.
Seguimiento anual del estado académico del alumnado (repeticiones, rematriculaciones, situación de expedientes).
Atención y reuniones con alumnos potenciales y matriculados para asesoramiento sobre procesos académicos y administrativos.
Gestión integral en plataforma Esse3: creación de cursos, estructura académica, asignación de créditos, docentes y alumnado.
Tramitación de prácticas curriculares: búsqueda de empresas, gestión documental, seguimiento y evaluación.
Gestión de documentación para becas (estatales y Gobierno Vasco).
Gestión de reconocimiento de créditos, traslados de expediente, bajas y renuncias de convocatorias.
Gestión de documentación vinculada a la evaluación del TFE.
Coordinar la elaboración, lanzamiento y análisis de encuestas al alumnado, garantizando la correcta recopilación de resultados y su posterior presentación a los Directores de Grado para la toma de decisiones.
Supervisar la planificación logística de la Workshop Week, en coordinación con el equipo correspondiente, incluyendo la adquisición de materiales y herramientas, así como la gestión de desplazamientos y alojamiento del profesorado.
Gestionar la comunicación oficial a profesorado y alumnado sobre horarios, organización y aspectos operativos de la Workshop Week.
Coordinar la recopilación y consolidación de las calificaciones de la Workshop Week, asegurando su correcta transferencia a los docentes de las asignaturas de Proyectos.
Solicitar y supervisar la creación anual de cursos en la plataforma Podio, en coordinación con el equipo responsable de IED.
Coordinar con el equipo de Campus la disponibilidad y correcta carga de materiales académicos.
Proporcionar a Esse3 y Campus la información académica estructurada relativa a módulos, asignaturas, carga horaria y asignación docente de cada curso.
Requisitos
Titulación universitaria oficial de Grado/Licenciatura en campos relacionados.
Experiencia profesional mínima de 5 años en puestos similares, preferiblemente en entornos académicos internacionales.
Nivel de inglés C1 (hablado y escrito). Se valorará positivamente un tercer idioma.
Alta capacidad de planificación, organización y gestión documental.
Conocimiento y/o interés por el ámbito internacional y la movilidad académica.
Capacidad de resolución de problemas y toma de decisiones.
Habilidades de comunicación, mediación y atención al público.
Perfil proactivo, dinámico y orientado al trabajo en equipo.
Rigor en el cumplimiento normativo y atención al detalle.
Condiciones
Jornada completa de lunes a viernes
Horario de 09:00 a 18:00
Contrato indefinido
Presencial
Edificio Papelera, Deustuibarra, 17, Deusto, 48014 Bilbao, Biscay
¿Qué hacemos en IED?
En IED formamos a jóvenes diseñadores para la industria que se adelanta al futuro, y creemos que la única manera de hacerlo realidad es a través de las personas. El diseño necesita de personas inteligentes y apasionadas; creadoras de futuro y progreso.
Hoy queremos seguir mejorando contigo, ayudados a seguir creciendo.
Queremos contar con personas que, como nosotros:
Crean en la igualdad de oportunidades para el acceso y la participación en la educación superior, y la participación de todos los miembros de la comunidad educativa en nuestros procesos
Crean en las ideas de diversidad y comunidad, manteniendo un entorno de respeto y tolerancia en las relaciones entre todos los empleados y los alumnos, evitando las expresiones o los comportamientos hirientes, vejatorios o de acoso y aquellos que puedan suponer una discriminación por razón de sexo, orientación sexual, religión o ideología.
Crean en la conservación de la biodiversidad y la gestión sostenible de los recursos naturales. Como comunidad debemos favorecer una relación sostenible con el entorno y transmitirlo así a nuestros alumnos.
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