Descripción de la oferta
La persona seleccionada se responsabilizará de la gestión de las tareas administrativas del departamento de Comunicación y de Fundación y de ofrecer soporte transversal al equipo en diferentes proyectos, eventos y necesidades operativas.
Este rol combina funciones administrativas y de soporte, con la participación en iniciativas y proyectos de comunicación interna y externa, y proyectos sociales. La posición requiere de una alta capacidad de organización, atención al detalle y disposición para trabajar en equipo.
Responsabilidades principales
Gestión administrativa del departamento
Gestión y seguimiento de facturas, presupuestos y órdenes de compra.
Coordinación y gestión de proveedores: solicitud de presupuestos, control de entregables y seguimiento administrativo.
Gestión y seguimiento de documentación para acuerdos y auditorías.
Control de stock de materiales corporativos (merchandising, papelería, soportes).
Actualización y mantenimiento de bases de datos, documentación y archivos del departamento.
Apoyo en la preparación de informes, presentaciones y documentación interna.
Asistencia a la dirección
Soporte en la gestión y organización de la agenda: coordinación de reuniones, citas, desplazamientos, viajes y actividades internas y externas.
Coordinación de agenda de trabajo.
Coordinación con otros departamentos y equipos para facilitar la operativa diaria.
Gestión de viajes y desplazamientos.
Gestión de comunicaciones internas relacionadas con la agenda y prioridades del área.
Soporte al equipo de Comunicación&ESG
Colaboración en la planificación, coordinación y ejecución de eventos corporativos, tanto internos como externos.
Apoyo logístico en la organización de reuniones, jornadas, presentaciones y actividades institucionales.
Gestión de suscripciones y actualizaciones de las distintas herramientas corporativas.
Soporte al equipo de producción en necesidades puntuales relacionadas con contenidos, materiales o logística.
Colaboración transversal
Trabajo conjunto con distintas áreas de la compañía para facilitar la operativa del departamento.
Soporte en la gestión de solicitudes internas relacionadas con comunicación.
Seguimiento de tareas y apoyo en la gestión de proyectos del área.
Requisitos del puesto
Experiencia previa en funciones administrativas; se valorará experiencia en departamentos de comunicación o eventos.
Manejo fluido de herramientas ofimáticas (Excel, PowerPoint, Oracle ERP, Microsoft 365, Power BI, sistemas de gestión interna).
Capacidad de organización, atención al detalle y habilidades multitarea.
Buenas habilidades de comunicación y trato con proveedores y equipos internos.
Proactividad, flexibilidad y capacidad para trabajar en entornos dinámicos.
Nivel mínimo de inglés B2 y valorable C1.
Oportunidad de integrarse en un equipo creativo, colaborativo y orientado a proyectos.
Participación en iniciativas corporativas de alto impacto.
Desarrollo de habilidades tanto administrativas como de comunicación y gestión de eventos.
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